Actas Administrativas, requisitos que debes considerar.
Las actas administrativas, son un medio que utilizan las empresas para hacer constar diversas conductas irregulares que se presentan en el centro de empleo.
Sin embargo, es muy común que se omitan datos y circunstancias que son trascendentes cuando se aportan como prueba en un juicio laboral, por lo que lejos de conseguir que la Autoridad les conceda pleno valor probatorio, estas omisiones provocan que legalmente no se acrediten las faltas y con ello, que la resolución sea negativa para la empresa.
Por lo anterior, es indispensable que en las actas administrativas que se decida instrumentar, se precisen los datos y circunstancias siguientes:
1. Fecha.
2. Hora de inicio.
3. Domicilio y razón social de la empresa.
4. Lugar específico en el que se instrumenta, (No es recomendable señalar “en las instalaciones de la empresa”, ya que debe indicarse con precisión el lugar en el que se actúa, por ejemplo, “oficina que ocupa la gerencia de recursos humanos”; “oficina que ocupa la gerencia de administración”)
5. Nombre completo y puesto de la persona que levanta el acta; del colaborador a quién se imputa la falta o conducta irregular; del representante sindical (Si en la fuente de empleo, se cuenta con Sindicato) y de las personas que actuarán como testigos.
6. Detalle particularizado de la falta o conducta que se ha cometido, es decir, día, hora, lugar y consecuencias que provocó.
7. Elementos con los que puede demostrarse la falta o conducta irregular (Reportes, registros, videos, audios, mensajes, quejas o información)
8. Manifestaciones que haya expresado el colaborador, incluyendo las respuestas que emita sobre las preguntas que se le puedan formular y en su caso de su representante sindical.
9. Declaraciones específicas de las personas que actúan como testigos.
10. Manifestaciones de la persona que instrumenta el acta, firma de las personas que intervienen y hora de su cierre.
Si se cumplen estos requisitos y sobre todo, si existe el reconocimiento de la falta o conducta por parte del colaborador, es indudable que el valor probatorio del acta administrativa será pleno en favor de la empresa.
Por el contrario, si no existe el reconocimiento del colaborador, la empresa deberá aportar diversos medios de prueba para demostrar la falta o conducta irregular, con el grave riesgo de que de no hacerlo, es altamente probable que la resolución de la Autoridad sea en su contra.
